ระบบบัญชีที่สมบูรณ์แบบซึ่งรองรับการเก็บข้อมูลได้ไม่จำกัดปีนั้น สามารถ tracking ต้นทุนได้อย่างสมบูรณ์ จึงสามารถรองรับข้อกำหนดที่เข้มข้นของ IFRS ได้ ขณะที่ระบบที่เก็บข้อมูลได้จำกัดปียังต้องแก้ไขอีกมาก เพื่อให้สามารถทำตามข้อกำหนดได้

ในปัจจุบันนี้ ระบบบัญชีที่ยังไม่สมบูรณ์ มักจะแก้ปัญหาเฉพาะหน้า โดยการแนะนำให้ผู้ใช้แยกเก็บข้อมูลของปีก่อนๆเอาไว้ที่อื่นนอกฐานข้อมูลที่ใช้งานอยู่ประจำ โดยหวังว่าจะสามาถรออกรายงานทางการเงินย้อนหลังได้ตามข้อกำหนดของ IFRS

แต่ในความเป็นจริงนั้น การหาทางออกแบบฉาบฉวยนี้ ไม่สามารถแก้ปัญหาต้นทุนที่ผิดพลาดในระบบได้ !

เหตุผลคืออะไร? เราจะเจาะลึกวิธีการเก็บข้อมูลทางด้านต้นทุนของระบบที่สมบูรณ์แบบเปรียบเทียบกับระบบที่ยังต้องแก้ไขให้ได้ตามข้อกำหนดของ IFRS ให้ชัดเจน โดยจะสมมุติกรณีที่ง่ายที่สุด ดังนี้

กิจการหนึ่ง ตีราคาสินค้าคงคลังด้วยวิธี FIFO มีการซื้อสินค้าแล้วเก็บข้ามปี โดยไม่มีการขายแม้แต่รายการเดียวตลอดระยะเวลา 2 ปี จนกระทั่งปีที่ 3 จึงได้ขายสินค้านั้นไป

เรามาดูขั้นตอนและวิธีการทำงานของระบบรวมทั้งการเก็บตัวเลขต้นทุนของทั้ง 2 แบบดังนี้

ตารางฝั่งซ้ายมือคือระบบที่ไม่สมบูรณ์ แสดงให้เห็น flow ของตัวเลขต้นทุนที่ถูกรวบและเฉลี่ยในทุกครั้งที่ขึ้นปีใหม่ ก่อนที่ข้อมูลของปีก่อนๆจะถูกลบ ซึ่งเป็นผลกระทบมาจากการที่ระบบไม่สามารถเก็บข้อมูลข้ามปีได้ ทำให้ต้นทุนขายที่ควรเป็นแบบ FIFO กลายเป็นต้นทุนแบบ average ไปโดยไม่มีทางเลือก นำมาซึ่งความยากต่อการตรวจสอบย้อนหลังและทำให้ต้นทุนขายของรายการขายในปีปัจจุบันที่ควรมีค่าเป็น 100.00 บาท (ตามตารางด้านขวามือ) กลายเป็นต้นทุนอยู่ที่ 107.50 บาท

เมื่อข้อมูลปีปัจจุบันผิดพลาดไปแล้ว อันเป็นผลกระทบจากการล้างรายการปีก่อน แม้ว่าจะนำข้อมูลในปีก่อนๆ มาออกรายงานรวมกับข้อมูลปีปัจจุบัน ก็ได้ตัวเลขต้นทุนที่ผิดพลาดอยู่นั่นเอง ดังนั้นการแก้ปัญหาที่ถูกต้องก็คือ การทำให้ระบบสามารถรองรับการเก็บข้อมูลไว้ได้นานเพียงพอต่อการประมวลผลของระบบ เพื่อให้ได้ข้อมูลที่สมบูรณ์